Cómo puedo documentar el desempeño de tus empleados?, bien explicado paso a paso

Si estás a cargo de otras personas, la documentación es una herramienta de comunicación que puedes utilizar para preservar los hechos y eliminar las ambigüedades. La documentación precisa sobre el desempeño, sea bueno o malo, y de la acción disciplinaria, de ser necesaria, es esencial para el cuidado a largo plazo de tus empleados.

Pasos

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   Documenta los temas del personal a medida que ocurren, no semanas o meses después. Para que cumpla con su propósito, los documentos deben reflejar una explicación precisa de lo que fue discutido por los individuos y que eventos sucedieron en determinadas fechas.
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   Separa un poco de tiempo. El beneficio de la documentación vale mucho más que el tiempo y el esfuerzo requerido para tener conversaciones sobre el desempeño de tus empleados. Escribe los temas que fueron discutidos, quiénes estaban presentes, que temas surgieron y que promesas o acuerdos se hicieron, de esta forma crearás una base documentada para referencias futuras. Crear un archivo bien documentado sobre un empleado evita los malentendidos entre todas las partes involucradas y te protege legalmente a ti y a tu empleado en caso de algún litigio.
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   Describe los puntos clave de la conversación. Haz un resumen de los términos negociados, precauciones explicadas al empleado, medidas de desempeño específicas que hayan revisado juntos y los puntos a los que ambas partes se hayan comprometido. Por ejemplo: quién hará qué, fecha límite, etc.
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   Pégate a los hechos. No trates que tus notas de las conversaciones con los empleados parezcan un diario personal, donde expreses opiniones y compartas emociones. Los documentos se pueden convertir en documentos públicos en una corte, así que lleva notas claras y profesionales. Escribe en un tono indiferente, como si fueras un extraño que está detallando lo que sucede desde una distancia segura. Concéntrate en la calidad del trabajo, comportamiento y conducta, faltas y disponibilidad. No ataques el carácter del empleado.
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   Incluye muestras y otras fuentes para construir un documento sólido. Esto será diferente dependiendo de la situación que estés presentando. Los ejemplos incluyen lo siguiente: cartas de queja de clientes como evidencia del pobre servicio brindado por un empleado, copias de las cartillas de hora de entrada para probar las tardanzas, copia del análisis de un consultor para probar la baja productividad de un empleado, etc.
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   Documenta las reuniones disciplinarias con los empleados tomando notas que resuman tres elementos de las conversaciones.

   1. El estándar aceptable de desempeño, o la mínima expectativa, ya que esto aplica al tema en discusión.
   2. La extensión a la cual el empleado cumplió o no con los objetivos especificados. Muestra cualquier violación a las reglas y los actos disciplinarios.
   3. La perspectiva del empleado, respuesta o posición sobre el tema. Muestra una explicación detallada de sus puntos, incluso si no estás de acuerdo o dudas de su validez.
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   Pídele a un empleado que revise y firme la aceptación de tu documentación.A pesar que algunos trabajadores se rehusarán, tu ofrecimiento muestra buena fe. Si tu empleado se rehúsa a firmar el papeleo, explícale que la su firma denota que has hablado con ellos sobre eso, no que acepten lo que dice el documento. Si no están de acuerdo, dile que adhiera una enmienda.
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Consejos

• Sigue el modelo de la imagen.
• Los empleados, y sus abogados, pelean rutinariamente lo que consideran un hecho irrefutable. Es por esto que es importante establecer evidencia en los archivos para fundamentar tu documentación. Piensa en incluir reportes detallados de testigos, fotografías, copias de correos electrónicos con fecha o otras muestras enfaticen la naturaleza de los actos.
• Debes tomar nota de las oportunidades iguales. No documentes solamente los errores de tus empleados. Construye un archivo para cada trabajador, anotando temas de desempeño, sean buenos o malos, para cada uno de los integrantes de tu equipo. Documentar desempeños positivos te hacen parecer un supervisor justo. Si limitas tu documentación a los creadores de problemas, puedes terminar pisando la oficina legal si algún consejero opuesto afirma que quieres “desaparecer” a alguien desde el principio o proteger a otros.
• Separa 10 minutos al día para documentar las discusiones sustantivas con tus empleados. El mejor momento para documentar esto son los últimos 10 minutos antes de dejar la oficina, de esa forma, los eventos del día están frescos en tu mente. Luego de actualizar los archivos de tus empleados, crea el hábito de cerrar con llave el gabinete como acto final del día de trabajo.