Cómo puedo convencer a mi jefe de acortar las reuniones de trabajo, bien explicado paso a paso

Nadie es inspirado por reuniones que se extienden demasiado cuando se está lleno de somnolencia. Es difícilmente una forma productiva de lograr que cualquier agenda de trabajo progrese. Sin embargo, las reuniones pueden terminar de esta manera cuando la cultura de la empresa o el lugar de trabajo se inclinan sutilmente a asumir que reuniones largas significan resultados. Aunque las reuniones largas en ocasión son necesarias, a muchas les convendría un buen recorte para restaurar la moral de los empleados, aumentar la creatividad y mejorar la eficiencia. Mayormente depende del jefe tomar la iniciativa de redirigir las largas y confusas reuniones. ¿Cómo puedes hacerle ver a tu jefe que necesita acortar las reuniones de una manera sutil?

Pasos

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   Ordena tus pensamientos antes de que vayas con tu jefe. Necesitas estar seguro de no ser el único que encuentra las reuniones largas y tediosas. Algunas personas tienen una predisposición a la aversión de cualquier tipo de reuniones y esto es un impedimento de su propia clase. Las reuniones deben ser formas productivas, interactivas y agradables de acercar a las personas. Si eso no es lo que está sucediendo, sino que en realidad solamente consumen el tiempo, entonces probablemente tengas razones para buscar que se acorten.

   • Mide cuidadosamente la reacción de tus compañeros de trabajo luego de las reuniones y evalúalas por unas cuantas semanas para estar seguro de que no eres solo tú que piensa que las reuniones son muy largas.
   • Observa las reacciones previas y posteriores a la reunión. Haz tus propias observaciones. ¿Las personas llegan frecuentemente tarde? ¿Las personas están a tiempo, pero terminan hablando frivolidades mientras esperan la aparición del jefe o del presentador? ¿Ves personas que revolotean alrededor de la mesa luego de que la reunión se termina o los participantes mantienen los ojos ansiosamente en los relojes y salen disparados por la puerta al momento en que la reunión se cierra? Y la evidencia más poderosa, ¿las personas dicen que no toleran las largas reuniones a las que están sometidos?
   • Busca cualquier tiempo desperdiciado no solo antes y después de la reunión, sino también durante. ¿Algunas reuniones se dirigen torpemente al punto en el que el moderador no tiene ningún control y las conversaciones se salen frecuentemente del tema central? ¿Las personas que no tienen ningún interés en el resultado añaden frivolidades que requieren mucho tiempo? ¿Se da alguna conversación tangencial o grandilocuente?
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   Haz un estudio sobre cómo se pueden hacer más efectivas las reuniones.Quizás algunos buenos ejemplos de estrategias para buenas reuniones te ayudarán a presentar un punto válido cuando busques convencer a tu jefe de tener reuniones más cortas. Esto puede archivarse en el estudio de fondo de las mejores formas de llevar a cabo una reunión. Las estrategias pueden diferir según la industria, prácticas del lugar de trabajo y los requerimientos de los equipos de trabajo, pero hay algunos elementos básicos para hacer una reunión más eficiente y que consuma menos tiempo:

   • Concéntrate en maneras de reducir las reuniones que consuman tiempo y en cómo tener reuniones más cortas en lugar de largas. Este enfoque puede ser una buena manera de comprometerse con un jefe que expresa su preferencia por reuniones periódicas. Puedes sugerir que solo una o dos de estas reuniones sean largas, mientras que el resto sean solo para ponerse al día o hacer una evaluación.
   • Toma en cuenta si las reuniones se llevan a cabo solo por una cuestión de tradición. Esto puede ser un verdadero obstáculo, pues da la impresión de algo sacrosanto. Sin embargo, tiene sentido hacer notar que una reunión se ha hecho larga nada más que por tradición, pues puede ser la primera vez que alguien se percate o tenga el coraje de decirlo.
   • Aunque no pretendas saber más que tu jefe, algunas veces puede ser de ayuda analizar el costo de sostener reuniones largas. Habla con compañeros de trabajo sobre cuánto les cuesta las reuniones largas en términos de tiempo y plazos de cumplimiento. Observa cuánto de la discusión es irrelevante o simplemente un pretexto para socializar. Incluso observa el tiempo que se invierte en empezar y terminar la reunión. En cuanto a tu jefe, el tiempo que se invierte en las reuniones puede ser considerable, por ejemplo, el Proyecto de uso del tiempo ejecutivo demostró que los jefes ejecutivos invierten alrededor de un tercio del tiempo de trabajo en reuniones.^[1] Este es un promedio de alrededor de 18 horas a la semana, sin contar las llamadas telefónicas, almuerzos de negocio y el tiempo invertido en la preparación de las reuniones. Resaltar estos costos puede ayudar a convencer a tu jefe para que empiece a buscar formas de reducir el tiempo de las reuniones.
   • Medita sobre quién necesita estar realmente en las reuniones. Nuevamente, la tradición puede determinar que más personas de las que realmente sean necesarias terminen en la reunión. Mientras más personas, más prolongada es una reunión.
   • Socializar en el trabajo se oculta frecuentemente bajo el disfraz de las reuniones. El gurú de la administración, el difunto Peter Drucker, una vez comentó que "O se asiste a una reunión o se trabaja, nadie puede hacer las dos cosas al mismo tiempo". Tal vez debas hacer un estudio sobre las formas de vincular al equipo que no impliquen reuniones, pero que aun así satisfaga el deseo de congregarse, como aperitivos y bebidas al mediodía del viernes. Es mucho mejor llamar a la socialización por su nombre, en lugar de esconderla bajo la fachada de reunión de oficina.
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   Piensa en algunas ideas para reducir el tiempo de las reuniones y presentárselas a tu jefe. Serás más persuasivo si presentas a tu jefe soluciones interesantes para lograr reuniones más breves que si simplemente te quejas de la interrupción de tu meditación diaria por la duración de las reuniones. Usa los resultados del estudio del paso previo para que puedas personalizar algunas ideas y hacer las reuniones del lugar de trabajo más efectivas y menos largas. También puedes ajustar ideas específicas a tu lugar de trabajo; algunas ideas que puedes encontrar de utilidad incluyen:

   • Solo pide a participantes que asistan, especialmente porque muchos de los asistentes no contribuyen por desconocimiento del área o por desinterés.
   • Revisa la utilidad de las reuniones regulares que se han convertido en costumbre (es "ese momento de la semana") en lugar de ser motivadoras y útiles. Recomienda su supresión o minimización.
   • Evita las reuniones que simplemente refrendan una decisión que ya se haya tomado. Si se trata de compartir información, hazlo usando correos electrónicos o boletines.
   • Celebra una reunión mensual de actualización con todos en el lugar de trabajo para consolidar reuniones previas por separado; a menos que las actualizaciones sean sensibles, sin importar el rango o rama, una actualización es una actualización.
   • Programa horarios definitivos para reuniones y siempre empieza puntual. Haz saber, empezando puntualmente, que los que lleguen tarde se perderán detalles importantes y tendrán que ponerse al día con la información perdida por sus propios medios luego de la reunión. Además, la duración programada de la reunión se mantendrá usando un temporizador. Cuando el tiempo se termine, eso será todo.
   • Crea agendas establecidas o listas de propósito para las reuniones, en caso de que no estén ya en uso. Esto hace que los asistentes de la reunión piensen en el propósito en lugar de pensar en el hecho de la reunión. Luego de hacer una agenda, haz que pregunten sobre los puntos tratados para ver si realmente necesitan una reunión. Otro uso para una agenda o lista es tener solo una reunión cuando estas alcanzan un punto de ajuste; antes de eso, no debería haber otro motivo para una reunión. Sin embargo, no esperes por mucho tiempo, una agenda demasiado larga puede promover la duración y confusión.
   • No permitas que los participantes de la reunión se sienten. Si realmente quieres pensar más allá de los límites, instituye la política de “no sentarse”. Si nadie se pone cómodo, serán estimulados a trabajar y a avanzar.
   • Trata de cancelar una reunión regular para ver si alguien la echa de menos o si afecta a la carga de trabajo.
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   Considera las formas en las que tu jefe podría estar fallando o mejorando en el procedimiento de la reunión. Observa los elementos negativos y positivos del estilo de tu jefe en las reuniones. Una de las claves para hacer "managing up" es enfocarse en sus fortalezas, descubrir las formas en las que puedes ayudar a hacer que brillen más, mientras que sutilmente lo disuades de sus debilidades. Por ejemplo, tu jefe puede estar convencido de que es perfectamente correcto improvisar en una reunión, pero como resultado de la falta de una agenda, las reuniones tendrán una tendencia a la divagación. Sin embargo, tu jefe aparenta ser muy bueno para ir al meollo del asunto a través de los aportes de otros. Esto te permite tratar de encontrar una manera de presentar una agenda a todos los asistentes para mantener los temas en marcha, afirmando que ayudará a cada uno a controlar una reunión (y así, no culpar al jefe). Y, tal vez, puedes sugerir el dividir las reuniones más largas en una serie de reuniones cortas que se enfoquen en un solo tema, lo que también puede mantener a tu jefe centrado en dicho tema. Puedes ofrecerle esto a tu jefe como algo que asegurará que solo las personas que tienen alguna contribución relevante, útil o inspiradora asistirán a las reuniones individuales, en lugar de tener asistentes que distraigan la reunión entera de su propósito.
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   Solicita una breve conversación con tu jefe. Asegúrate de que tu jefe tenga algún tiempo libre dispuesto para que puedan conversar efectivamente. Si esto significa tener un espacio en su calendario, apúntalo. Y, si pretendes que alguien te acompañe, ten cuidado. A menos que estés seguro de que él o ella tienen algún aporte valioso, ten en cuenta que tu jefe podría sentirse superado en número y podría tomarlo como una "conspiración" o una crítica personal. Por otra parte, en un ambiente que valore mucho el enfoque de equipo, la compañía de otro miembro del equipo puede percibirse como la confirmación de un acuerdo en común con respecto a un problema que necesita solución.
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   Sé educado, respetuoso y directo. Puede ser retador tocar un tema en el que se supone que tu jefe es la autoridad y la última palabra, pero el corazón débil nunca ganó nada, así que prepárate. Empieza explicando que aunque aprecias la oportunidad de estar con otros para discutir en el lugar de trabajo, estás preocupado de que la cultura de reunión parezca a favor de las reuniones muy prolongadas (trata en lo posible de usar un lenguaje que no implique el "culpar" a tu jefe). Explica brevemente cómo esto te impacta a ti y a algunos compañeros de trabajo con los que has hablado. Expresa tu deseo de tener reuniones más cortas para que tú y tus compañeros tengan más tiempo para terminar el trabajo. En este punto, sé educado y pregúntale a tu jefe si está interesado en escuchar algunas de las ideas que has investigado sobre las maneras de hacer las reuniones más dinámicas y breves. Toma en cuenta la respuesta de tu jefe.

   • Siempre recuerda tu posición en relación a tu jefe. Es difícil supervisar bien a las personas y algunos jefes se sienten fácilmente amenazados si perciben que el personal piensa que podrían hacer mejor su trabajo. Has hecho mucho mostrando deferencia y respeto en tu iniciativa. Sé genuino, formal y considerado. Sobre todo, comprende que tu jefe puede sentir lo mismo que tú, pero se siente obligado por una razón u otra a continuar haciendo las cosas de esa manera; podrías presentarle una solución iniciada por los empleados, lo que a la larga podría funcionar para ambos.
   • Prepárate para las preguntas. No veas a las preguntas como un ataque, aún si esa es la intención de las mismas. En lugar de eso, míralas como una oportunidad de explorar todas las ideas en mayor profundidad, como parte de tu persuasión. Y en tanto que sea posible, trata de que tu jefe crea que algunas de las soluciones provinieron de él; en la medida que lo logres, la probabilidad de que estas sean adoptadas será mayor, así que no hables mucho y nunca interrumpas. Esta es la cortesía común que cualquier persona merece.
   • Trata todo lo posible de enfocar en los beneficios de las reuniones cortas. Recopila una lista en papel si no puedes recordar; si es necesario, siempre puedes ofrecerle dejar la lista a tu jefe para que reflexione en ella. De hecho, si eres consciente de que tu jefe prefiere leer las cosas antes y luego discutirlas, asegúrate de que tengas algunas propuestas presentadas decentemente en papel para facilitar el tránsito de tus ideas. En este caso, siempre puedes sugerir retomar la conversación luego de que tu jefe haya tenido la oportunidad de leer tu información.
   • Ya que persuadir a tu jefe es hacer " managing up ", leer sobre cómo ser un empresario exitoso puede ayudar. ¡Una lectura como esa nunca es un desperdicio!
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   Sugiere a tu jefe que estás tomando la eficacia de una reunión mejorada como un proyecto personal. Si hay algo con lo que tu jefe estará de acuerdo será con las buenas ideas, aprovecha la iniciativa para hacer cualquier cosa que puedas para ayudar. Esto reducirá la carga de tu jefe, demuestra tu disponibilidad de llevar a cabo tus ideas y te permite monitorear el progreso.

   • Toma cualquier sugerencia de tu jefe acerca de reducir los tiempos de la reunión y llévalas a cabo. Las ideas con la aprobación del jefe están listas para su aplicación y debes darles prioridad. Apoya a tu jefe y muestra tu disposición a hacerlo abiertamente.
   • Ofrece desarrollar un bosquejo de una política de reuniones o un enfoque de prueba que incorpore las ideas que tu jefe acordó contigo. Lo bueno de ofrecer hacer esto es que obtienes algo de libertad para ser creativo durante su desarrollo, porque se trata solo de un "bosquejo" y, de cualquier manera, tu jefe está de acuerdo. Esto te permite ser audaz e introducir cualquier otra idea que quizás no se exploró durante la discusión con tu jefe. Explica que cualquier cosa que desarrolles será corta, útil y considerará a todo el personal. Cuando estés preparándolo, proporciona una serie clara de reglas para las reuniones usando el método de mantener las cosas simples. Enumera las reglas de la reunión y escríbelas en oraciones cortas y concisas, usando un lenguaje sencillo y descriptivo.
   • Como parte de tu propuesta, sugiere que puedas continuar hablando con el personal para poder abordar sus sugerencias. Sin embargo, sé cuidadoso, pues no deseas darle la impresión a tu jefe de que esto se está convirtiendo en un proyecto gigantesco. Permite que tu jefe vea que esto no tomará mucho tiempo y no te consumirá a ti o a otros empleados. Por ejemplo, puedes decir que usarás una encuesta en línea que dé resultados anónimos para ganar información de los compañeros de trabajo de una forma no molesta. Refuerza esta idea diciendo que buscarás mejores ideas sobre las reuniones cortas de los empleados, demostrando que ellos también están de acuerdo.
   • Observa las muchas posibles alternativas de reuniones. Estas son interminables y, nuevamente, dependen de las necesidades del lugar de trabajo, pero algunas ideas incluyen: hacer llamadas de teléfono o Skype, obtener retroalimentación usando encuestas en línea, tener eventos divertidos después de las horas de trabajo, enviar actualizaciones por correo electrónico o intranet, usar pizarras de anuncios, crear afiches, etc. Si necesitas un aporte para una idea, una forma de evadir una reunión es dejar una pizarra en blanco en una oficina abierta para la lluvia de ideas, permitiendo a los empleados entrar y salir cuando más les plazca durante el día. Esto descarga el tiempo de reunión y es bueno para los empleados más reservados cuyas ideas pueden pasar desapercibidas.
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   Haz un seguimiento con una nota que confirme lo que estás haciendo y lo que piensas que seguirá. Esto ayudará a reforzar la determinación para reuniones más cortas y para encontrar formas más creativas de compartir información dentro del lugar de trabajo. También asegura que tus esfuerzos tengan la bendición de tu jefe.
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   Rastrea los resultados de las medidas para acortar las reuniones. Para ayudar a tu jefe a ver que las reuniones son más cortas y, como resultado, la productividad y creatividad se han beneficiado, ofrece rastrear los resultados. Mantén información sobre la cantidad de reuniones hechas antes y después, así como información sobre la duración y el nivel de satisfacción de los asistentes y empleados en general. Haz uso de las herramientas de encuesta y cuadros o gráficos para recopilar esta información fácilmente. De nuevo, esto no significa ser una carga, solo haz lo necesario para probar de que el tener menos reuniones está beneficiando a todos. Reunir la suficiente información relevante podría tomar algunas semanas o meses, dependiendo del tipo de trabajo que tu centro haga. Mantén a tu jefe enterado para que sepa que no te estás descuidando.

   • Pide a los empleados que completen una encuesta relacionada con su nivel de eficiencia después de que las reuniones se acorten. No tienes que encuestar a cada uno luego de cada reunión. En lugar de eso, reúne una muestra aleatoria para generar resultados.
   • Pide sugerencias sobre cómo mejorar el proceso. Continúa pidiendo sugerencias e ideas de los empleados. Las ideas generadas antes de la implementación de la política pueden cambiar con el paso del tiempo; por ejemplo, la noción de poder concluir las reuniones en 15 minutos puede haber parecido una buena idea de antemano, pero tal vez has descubierto que en realidad necesitas 30 minutos para lograr realmente algo.
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    Presenta los resultados y cualquier información relevante a tu jefe para reforzar tu experimento de acortar las reuniones. Demuestra cómo las reuniones cortas han mejorado la moral del personal, han aumentado la efectividad y han estimulado nuevas formas de enfocar el compartir de ideas e información. Aunque discutir de esto verbalmente es el más fácil enfoque, quizás debas recopilar toda la información relevante en una lista o cuadro para una lectura rápida (mantenla clara y corta). También crea cualquier documentación (como "Las directrices de reuniones efectivas de nuestro lugar de trabajo") y recordatorios visuales (como un afiche que declare "Las 3 reglas de una reunión efectiva") necesarios para ayudar a garantizar que las reuniones más cortas continuarán siendo el camino a seguir. Finalmente, comprende que cambiar la cultura de la empresa toma tiempo, pero con el apoyo del jefe y la evidencia de los beneficios, pronto empezará a cambiar para mejor.
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Consejos

• Cuando hables con tu jefe, si tienes ejemplos específicos de la pérdida del negocio debido a reuniones prolongadas, muéstraselos pero sin buscar culpables. Busca evidencias como peticiones de los clientes perdidos a causa de que los empleados no estuvieron en sus escritorios o trabajadores distraídos después (o antes) de la reunión que perdieron una oportunidad de negocio.
• Recuerda que incluso si has bloqueado 30 minutos de la reunión y puedes lograr tu objetivo en 20, sal temprano y no te sientes a hablar frivolidades.
• Designa un lugar específico de reunión (carente de distracciones como teléfonos, teléfonos celulares y computadoras). Si las reuniones se llevan a cabo por toda la oficina, en las salas de descanso o en algunas oficinas de empleados, considera designar una sala como el lugar de reunión (como la sala de juntas). Los teléfonos celulares, computadoras portátiles y cualquier otra distracción deben ser eliminados de la sala para permitir una reunión más centrada.
• Considera crear afiches para las salas de juntas que tengan recordatorios de cosas como conocer el propósito de la reunión y mantenerla en su tiempo establecido. Dado que las personas empiezan a tomar esta clase de recordatorios como algo habitual con el tiempo, cambia el color o el estilo de los afiches siempre para ayudarlas visualmente.

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Advertencias

• Ten cuidado si tu jefe es la clase de persona que sostiene muchas reuniones para parecer importante y poderoso. Solo tú puedes analizar esto del contexto, pero si sientes que esto es un problema, deberás planear con cuidado cuando sugieras reuniones más cortas, pues puede percibirse como un ataque directo a su autoridad. En todo caso, no es apropiado, por esta razón, estar detrás de todos los que se vuelven improductivos. También puedes descubrir que algunos compañeros de trabajo se sienten de esta manera con respecto a su asistencia a las reuniones, así que ten esto en cuenta cuando les hagas encuestas.
• Si descubres que la productividad baja o la colaboración se afecta como resultado de la reducción de la cantidad de tiempo permitido en las reuniones, siéntete en confianza de revisar tu plan. Tendrás que pasar por muchos intentos antes de hacer las cosas bien.