La idea de reubicar una oficina puede ser desalentadora. Pero es sólo un proceso, y como todo proceso, se puede hacer en una serie de tareas simples y revisiones. Siguiendo estos pasos, puedes hacer que una reubicación de oficina se haga con tiempo, bien presupuestada y sin problemas.

Pasos

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Evalúa las necesidades y la situación actual: Es necesario tener claro el propósito de la reubicación de la oficina (por ejemplo: corte de arrendamiento, arrendamiento está próximo a vencer, o se planea extender más tiempo) a fin de definir tus necesidades y trazar un plan que cumpla las expectativas. Hay algunas decisiones importantes que deben ser acordadas como el punto partida que dará la base para el proceso de planificación, incluyendo los detalles del contrato de arrendamiento existente y plazo de preaviso, y las obligaciones y responsabilidades que tienes.

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Sé claro acerca de las necesidades: si entiendes claramente desde un principio las necesidades básicas y operaciones de la estrategia para reubicar la oficina, el proceso será más fácil y ahorrarás tiempo. No te preocupes demasiado por los detalles técnicos (eso es parte de los consejeros profesionales en mudanza). Sin embargo, debes tener una idea general y estar consiente de las decisiones acerca de los principales puntos en la reubicación de la oficina, incluyendo:
- ¿Adónde quieres ir?
- La cantidad de espacio que necesitas, cuando necesitarás estar en el lugar.
- ¿Qué características claves necesita la nueva oficina que tendrás?
- ¿Cuáles son los objetivos comerciales previstos (incluido el de crecimiento) que la reubicación tiene que satisfacer?
- El tipo y duración del contrato de arrendamiento que deseas.
3
Crea el equipo correcto para la reubicación: la reubicación de la oficina es un proceso importante y requiere esfuerzo y colaboración para tener un resultado exitoso. Reunir el equipo de proyecto adecuado es fundamental, y debe incluir a las personas que ayudarán a facilitar todos los aspectos del movimiento. Tendrás que comprender tanto los movimientos internos como los externos. Un líder de proyecto debe estar a cargo del proceso de transferencia tan pronto como la decisión de reubicar la oficina se haya hecho. Esta persona debe tener tiempo suficiente para dedicarse al proyecto de traslado de la oficina y deben:
- Contar con la confianza de la alta dirección;
- La autoridad para actuar en nombre de la empresa;
- Ser una persona experimentada como para ser capaz de tomar decisiones;
- Ser un buen organizador de personas y procesos;
- Tener experiencia de establecer y trabajar dentro del presupuesto;
- Ser un buen comunicador.
4

Comienza temprano: hay mucho que hacer, así que cuanto antes empiecen mayor es la probabilidad de lograr la reubicación que la empresa espera. Es imposible planificar demasiado lejos. Una vez el líder del proyecto ha sido asignado, el trabajo debe de comenzar. Debes comenzar a revisar tus opciones 9-18 meses antes de la caducidad del arrendamiento, independientemente de si estás considerando la renovación, renegociación o reubicación. Es de vital importancia que tengas suficiente tiempo para entregar la oficina, y así tener ventaja y aumentar la competencia entre las diferentes opciones, lo cual puede resultar en un ahorro sustancial para la empresa.
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Crea un presupuesto realista: Crear un presupuesto realista para la reubicación de la oficina es una herramienta de planificación fundamental que te ayudará a evaluar los costos y administrarlos bien durante todo el proceso.
6

Involucra a los profesionales de la oficina en ésta reubicación: Todo el proceso de reubicar la oficina puede ser complejo, estresante y requerir mucho tiempo. Después del costo de personal, los costos de propiedad son los más grandes para que la compañía siga creciendo. Las decisiones que tomes tendrán un impacto en la rentabilidad de la empresa. Trabajar con el equipo profesional correcto es algo que debes hacer cuando se piensa en un movimiento de oficina. Ellos te guiarán a través del proceso, te ahorrarán dinero a largo del camino y también te asegurarás de que no cometer ningún error crítico.
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No firmes ningún documento de arrendamiento sin conseguir asesoramiento legal: Tu abogado negociará los detalles del arrendamiento para minimizar a que te expongas a responsabilidades potenciales, y para advertirte de los términos detallados en el documento final y asegurarte de que sepas las responsabilidades que tendrás mientras estés en el lugar.
8

La comunicación: A nivel interno, el cambio puede ser inquietante para el personal y esto sin duda es el caso de un traslado de la oficina. Al mismo tiempo que el proceso de traslado está ocurriendo, tu empresa tiene que seguir funcionando y centrarse en su carga de trabajo existente y compromisos. Sin embargo, la mudanza de oficina es una gran oportunidad para la gestión del cambio positivo, la mejora en el rendimiento del negocio, la moral y aumentar el impulso. Externamente hay muchas piezas en movimiento cuando te estás mudando de oficina, y necesitarás asegurársete de que todos los involucrados en el proyecto estén informados regularmente, especialmente si hay algún cambio. Si mantienes las líneas de comunicación abiertas a todas las personas, internas y externas, el traslado de la oficina tendrá una probabilidad mayor de éxito.
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Aprovecha la oportunidad: Borra los archivos antiguos y depura todas las áreas de almacenamiento de los elementos que no sean necesarios antes de la reubicación. Ten en cuenta también escanear documentos que ya no son necesarios en papel (recuerda desechar de forma segura los archivos no deseados). Un almacenamiento seguro para archivar la documentación, es una solución flexible, segura y rentable para ahorrar espacio en la oficina y también más costos. Puedes entrar en cualquier momento por medio de un acuerdo y te proporciona una excelente copia de seguridad fuera del sitio para evitar los daños en caso de incendio u otro desastre. También debes tener la oportunidad de considerar lo siguiente:
- La actualización y la reubicación de una oficina es una oportunidad para comprar un equipo moderno, eficiente y ahorrar espacio;
- Revisar los proveedores existentes durante la reubicación de oficina, puede ser una opción para renovar o cambiar de proveedores en términos favorables.