Cómo puedo coordinar una multiconferencia, bien explicado paso a paso

Liderar exitosamente una multiconferencia te da la oportunidad de demostrar tu habilidad para organizar y dirigir otras personas. Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que la conferencia sea exitosa y a la vez des la mejor imagen de ti mismo.

Pasos

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   Programa y planea. Ten en cuenta las actividades de los demás cuando decidas el horario. Si otros asistentes están en diferentes áreas, en otros asuntos o en distintas zonas horarias, asegúrate de no interferir con sus planes. Evita las pausas para almorzar, las conferencias a primera hora de la mañana y las que requieren que algún asistente deba trabajar después de su horario regular.
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   Envía una invitación a participar. Tan pronto como te hayas decidido en cuanto al horario, envíala. Esta invitación debería incluir todo lo que asistentes y participantes requieran para ingresar en la conferencia (como el número al que deben llamar y la contraseña) y una agenda con los temas a discutir, incluyendo una lista de responsabilidades. Este programa debería cubrir todas las preguntas o dudas que creas que podrían tener los otros miembros. Al principio concéntrate en los aspectos positivos, discute luego los desafíos y ofrece soluciones o ideas para superar cualquier obstáculo.

   • Evita usar un puente de conferencia de un cliente o de un gerente: si lo haces, el registro temprano podría interrumpir otra llamada o costarle dinero a tu propio cliente.
   • Cualquier tarea que asignes a otra persona debería ser discutida antes de que envíes la programación. Lo último que quieres es decirle a un cliente o a un gerente que alguien más tendrá algo para él cuando tú todavía no se lo has pedido a esa persona.
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   Haz una lista de asistentes, incluyendo de dónde provienen e información personal general que tengas sobre ellos. Puedes usar esta lista para conversar mientras estés esperando que otros asistentes se unan a la conferencia.
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   Envía un correo electrónico que sirva como recordatorio el mismo día de la conferencia, si se realiza luego del almuerzo, o el día anterior si está programada para la mañana. Esto ayudará a asegurarse de que todos lleguen a tiempo. Puedes también usar esta oportunidad para enviar cualquier reporte o documento que sea necesario durante la conferencia. Si alguien más creó este material, recuerda reconocerlo y darle el crédito por ello (o evitar que luego te culpen a ti) adjuntando en el correo electrónico que escribes el mensaje que te llegó y que contenía los documentos, o bien diciendo "he adjuntado el reporte de Juan, sobre el que hablará en la conferencia". Es tu responsabilidad, como líder, cerciorarte de que todos estén en la misma página y de que todos hayan cumplido con sus responsabilidades antes de la conferencia.
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   Examina toda la información que vayas a presentar.
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   Comienza la conferencia. Sé puntual. Entra a la multiconferencia diez minutos antes si es posible. Algunas herramientas no te permitirán ingresar hasta la hora programada, y otras no permitirán ningún tipo de comunicación hasta que un líder, con una contraseña especial, se conecte. Asegúrate de probar el puente por adelantado si no estás familiarizado con la herramienta que usarás.
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   Generalmente, al menos una persona se retrasará, así que ten notas a mano para iniciar una conversación trivial y evitar un largo silencio al inicio de la llamada. Verifica que todos los asistentes sean introducidos (con su nombre, título y rol en la conferencia) a cualquier persona con la que no estén familiarizados, especialmente tus clientes. Empieza la conferencia entre tres y cinco minutos luego de la hora programada de inicio cuando sea posible, incluso si no están presentes todos los asistentes.
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   Sigue tu programa: te has tomado tiempo en armarla, así que síguela. Cerciórate de controlar el tiempo, puesto que los asistentes quizás no puedan quedarse en la conferencia luego del horario previsto de finalización. No te olvides del tiempo que necesitan los presentadores. Es tu tarea asegurarte de que todo esté bajo control.
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   Concéntrate y toma nota. Evita, si es posible, usar el botón de silencio mientras otros están hablando. La gente en la oficina es menos tendiente a interrumpirte cuando tú estás en la conferencia si pareces comprometido. Esta es tu oportunidad de mostrar cuánto sabes acerca del tema que estén discutiendo. No prometas en exceso y siéntete libre de decir que volverás luego con respuestas a, por ejemplo, preguntas que no esperabas.
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    Al final de la conferencia consulta si alguien tiene preguntas y verifica que todas sean contestadas o vayan a serlo luego de la conferencia. Si un encuentro posterior es requerido, prográmalo antes de que alguien se vaya. Agradece a todos por su tiempo y deséales un buen día o semana (o un buen fin de semana).
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    Inmediatamente después de la conferencia crea un resumen y envíalo a todos los participantes. Este resumen sirve a dos propósitos: 1) tiene una lista de responsabilidades y asegura que todos la entienden y 2) documenta la conversación por escrito en caso de que eventualmente surjan discrepancias. Podrías descubrir luego que más de una vez un buen resumen puede salvarte. Recuerda preguntar por correcciones o ajustes que puedan hacérsele, si son necesarios.
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    Después de la conferencia, ¡haz un seguimiento! Asegúrate de ponerte en marcha de la manera en que conviniste y responde cualquier pregunta en un intervalo razonable de tiempo. Si alguna fecha límite es acordada, respétala. Si otros departamentos o empleados habían prometido un trabajo, encárgate de que cumplan en hacerlo y entregarlo.
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Consejos

• Aquí tienes una lista de control que cubre todo lo que necesitas para que tu conferencia sea exitosa:
  • Programa un buen horario para todos, teniendo en consideración las diferentes zonas horarias de los participantes internacionales.
  • Ten una agenda a mano.
  • Haz una invitación a participar.
  • Envía un correo electrónico con reportes o documentos que requieras.
  • Prepara temas triviales de conversación para los primeros minutos de la llamada.
  • Pon títulos, responsabilidades y nombres de todos los que deban ser introducidos.
  • Haz un resumen de la conferencia.
• En las multiconferencias los asistentes suelen sentarse "al fondo de la clase". Es muy difícil lograr que participen. Sé proactivo y haz preguntas a personas específicas. Consulta, en lugar de inquirir si alguien tiene preguntas, a un participante en particular y relevante en relación al tema discutido: por ejemplo, "Roberto, ¿tienes toda la información que necesitas para redactar el texto?".
• No olvides:
  • Tener un ojo en el reloj
  • Tomar nota
  • Hacer un seguimiento

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Advertencias

• Este artículo no se titula "cómo llevar a cabo una conferencia exitosa si no tienes ninguna idea de qué hablar" ni "cómo discutir temas sensibles en una multiconferencia".
• Probablemente quieras recordar a los asistentes que pueden usar el botón de silencio, pero también que no deberían poner la llamada en espera durante el encuentro, puesto que esto podría introducir música o publicidad que distraigan a los otros miembros de la multiconferencia.