Cómo puedo convertir mi oficina en una oficina sin papeles, bien explicado paso a paso

Si formas parte de una corporación mediana, o acabas de empezar una empresa que está sumergida en papeles y archivos y quieres ser más responsable con el medio ambiente, existen muchos beneficios en tratar de reducir la cantidad de papel utilizado. Aquí encontrarás la forma de hacer el cambio de la forma menos “dolorosa” posible.

Pasos

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   Invierte en un programa de administración de documentos. Los DMS (Programa de Administración de Documentos por sus siglas en inglés) son el núcleo de cualquier plan de reducción de consumo de papel. Deberás establecer una guía para saber dónde se van a guardar los documentos electrónicos, quién y desde dónde podrán acceder a ellos, cómo estarán protegidos y cuándo podrán ser archivados o eliminados con seguridad. Los departamentos de RRHH, legal y de finanzas también deben tener regulaciones que seguir. Puedes crear un sistema como este por tu cuenta o puedes comprar un programa de administración de documentos (usualmente incluido en un paquete de programas de reducción de papel) para poder crear un flujo de trabajo adecuado.
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   Modifica los hábitos de impresión de tus trabajadores. Quizá no necesiten imprimir toda su información electrónica. Motívalos a tener una actitud reductora en cuando a las impresiones, incluso si eso requiere que quites algunas impresoras y que hagas que las restantes sean más difíciles de acceder. Convencer a tus empleados que piensen dos veces antes de imprimir no incurrirá necesariamente en una reducción de la conveniencia. Instalar programas de administración de impresiones puede redirigir las impresiones hacia las impresoras más eficientes y así poder disminuir los costos de cada impresión en algunas fracciones de centavo por cada hoja.

   • También deberías configurar tu impresora para que haga impresiones dúplex, utilizando las dos caras del papel. Más aún, instala una impresora de PDF en cada computadora, permitiendo así que los usuarios puedan “imprimir” cualquier cosa en un archivo PDF que es reconocido universalmente en cualquier computadora.
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   Cambia todo a versión digital. Dale una manera simple y sencilla de escanear documentos a tus trabajadores para que puedan enviarlos por correo, en lugar de que tengan que copiarlos múltiples veces y distribuirlos a mano. Contrata un servicio profesional de escaneo para que graben tus documentos archivados importantes en discos de computadora. También, consigue una forma de que los faxes sean reenviados a los correos electrónicos de tus trabajadores en lugar de que sean impresos por la máquina de fax.

   • Si tus empleados deben manipular muchos documentos, quizá también puedas reducir la cantidad de impresiones si les das un segundo monitor. La habilidad para comparar documentos, uno al lado de otro, en la pantalla reducirá considerablemente la cantidad de impresiones.

Cómo convertir tu oficina en una oficina sin papeles

Si formas parte de una corporación mediana, o acabas de empezar una empresa que está sumergida en papeles y archivos y quieres ser más responsable con el medio ambiente, existen muchos beneficios en tratar de reducir la cantidad de papel utilizado. Aquí encontrarás la forma de hacer el cambio de la forma menos “dolorosa” posible.

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   Invierte en un programa de administración de documentos. Los DMS (Programa de Administración de Documentos por sus siglas en inglés) son el núcleo de cualquier plan de reducción de consumo de papel. Deberás establecer una guía para saber dónde se van a guardar los documentos electrónicos, quién y desde dónde podrán acceder a ellos, cómo estarán protegidos y cuándo podrán ser archivados o eliminados con seguridad. Los departamentos de RRHH, legal y de finanzas también deben tener regulaciones que seguir. Puedes crear un sistema como este por tu cuenta o puedes comprar un programa de administración de documentos (usualmente incluido en un paquete de programas de reducción de papel) para poder crear un flujo de trabajo adecuado.
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   Modifica los hábitos de impresión de tus trabajadores. Quizá no necesiten imprimir toda su información electrónica. Motívalos a tener una actitud reductora en cuando a las impresiones, incluso si eso requiere que quites algunas impresoras y que hagas que las restantes sean más difíciles de acceder. Convencer a tus empleados que piensen dos veces antes de imprimir no incurrirá necesariamente en una reducción de la conveniencia. Instalar programas de administración de impresiones puede redirigir las impresiones hacia las impresoras más eficientes y así poder disminuir los costos de cada impresión en algunas fracciones de centavo por cada hoja.

   • También deberías configurar tu impresora para que haga impresiones dúplex, utilizando las dos caras del papel. Más aún, instala una impresora de PDF en cada computadora, permitiendo así que los usuarios puedan “imprimir” cualquier cosa en un archivo PDF que es reconocido universalmente en cualquier computadora.
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   Cambia todo a versión digital. Dale una manera simple y sencilla de escanear documentos a tus trabajadores para que puedan enviarlos por correo, en lugar de que tengan que copiarlos múltiples veces y distribuirlos a mano. Contrata un servicio profesional de escaneo para que graben tus documentos archivados importantes en discos de computadora. También, consigue una forma de que los faxes sean reenviados a los correos electrónicos de tus trabajadores en lugar de que sean impresos por la máquina de fax.

   • Si tus empleados deben manipular muchos documentos, quizá también puedas reducir la cantidad de impresiones si les das un segundo monitor. La habilidad para comparar documentos, uno al lado de otro, en la pantalla reducirá considerablemente la cantidad de impresiones.