Cómo puedo contestar el teléfono en el trabajo, bien explicado paso a paso

Proyectar una imagen profesional en el trabajo es importante para el éxito profesional. La manera en la que una persona se viste, habla e interactúa con sus compañeros de trabajo, clientes y supervisores siempre es memorable. Contestar el teléfono es algo que casi todos los trabajadores hacen, independientemente de su puesto en la empresa. Contestar el teléfono en el trabajo con una voz clara y optimista, hace que la persona que llama se sienta cómoda y además proyecta un tono positivo.

Pasos

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   Habla de manera pausada y clara, de manera que la persona que llama pueda entender lo que dices. Proyecta un tono de voz alegre, seguro, entusiasta y amable. La persona que llama no puede verte, así que asegúrate de que tu voz sea atractiva y apacible. Imagina que la persona que ella está frente a ti. Muchas veces puedes transmitir tu sonrisa a través de tu voz. Asegúrate de no estar comiendo, bebiendo o mascando chicle cuando contestes el teléfono.
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   Regula la velocidad y volumen de tu voz. Algunas personas tienden a hablar más fuerte de lo normal cuando hablan por teléfono. Usa tu volumen normal de voz y evita gritar. Respira profundamente antes de contestar el teléfono y habla pausadamente.
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   Usa un saludo estándar. Tu saludo debe tener empezar con una frase apropiada, por ejemplo “buenos días” o “buenas tardes”. Agradécele a la persona por haber llamado, identifícate a ti mismo y a la empresa o al departamento en el que trabajas, y pregúntale a la persona que llama en qué le puedes ayudar.

   • Evita darle demasiada información a la persona que llama ni bien contestas el teléfono. Debes lograr que la persona que llama recuerde con quien está hablando. Bríndale la información básica que necesite. Un saludo claro y conciso debería ser algo así: “Buenos días, gracias por llamar a la Empresa, Incorporado. Mi nombre es Juan, ¿en qué puedo ayudarle?”.
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   Debes estar preparado. Mantén un lápiz y un cuaderno cerca al teléfono para apuntar la información que te brinde la persona que llama, en caso de que necesites transferir la llamada o que tengas que investigar un poco para responder a su pregunta. Si eres una recepcionista que contestas las llamadas de muchas personas, ten los anexos de esas personas al lado del teléfono.
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   Recuerda el nombre de la persona que llama y dirígete hacia ella de manera profesional. A menos que sea alguien a quien conozcas, usa su apellido, por ejemplo, Sr. López, Sra. Pérez. Escribe el nombre de la persona tan pronto como te lo diga, así no lo olvidarás durante la llamada.
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   Pide permiso antes de poner una llamada en espera. Si necesitas transferir la llamada a alguien más, o poner la llamada en espera para obtener información o hacer una investigación rápida para responder una pregunta, pregúntala a la persona que llama si puedes poner su llamada en espera, antes de hacerlo.
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Consejos

• Recuerda no usar jerga o acrónimos, pues la persona que llama no entenderá lo que dices. Sé empático y mantén una actitud apacible y profesional, incluso si la persona que llama es grosera o se queja.
• Evita las distracciones. Deja de hacer cualquier otra cosa y concéntrate en el teléfono, de manera que la persona que llama tenga toda tu atención. No debes mostrarte como una persona distraída o demasiado ocupada como para responder preguntan o brindar ayuda.

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Cosas que necesitarás

• Lápiz
• Cuaderno